Telefoni via Microsoft Teams

Telefoni via Microsoft Teams: En guide til effektiv virksomhedskommunikation

Microsoft Teams har udviklet sig fra en platform til intern chat og samarbejde til en omfattende kommunikationsløsning, der inkluderer telefoni. Med Microsoft Teams Telefoni kan virksomheder samle deres kommunikation i én platform og nyde fordelene ved at have en integreret løsning til både chat, videoopkald og telefoni. I takt med at flere virksomheder søger fleksible og cloud-baserede løsninger til deres kommunikation, er telefoni via Microsoft Teams blevet en populær mulighed.

Denne guide gennemgår de vigtigste aspekter af telefoni i Microsoft Teams, herunder, hvordan det fungerer, hvilke muligheder der findes, og hvilke fordele løsningen kan tilbyde virksomheder.

Hvad er Microsoft Teams Telefoni?

Microsoft Teams Telefoni er en telefoniløsning, som er fuldt integreret i Microsoft Teams-platformen. Dette gør det muligt for virksomheder at foretage og modtage opkald direkte i Teams, hvilket skaber en samlet platform til al kommunikation. Med Teams Telefoni kan virksomheder håndtere både interne og eksterne opkald, hvilket betyder, at medarbejderne ikke behøver at skifte mellem forskellige systemer og telefoner i deres arbejdsdag.

Teams Telefoni kan tilpasses forskellige virksomheders behov. Nogle vælger en cloud-baseret telefoniløsning, mens andre vælger at integrere eksisterende telefonisystemer (PSTN, Public Switched Telephone Network) med Teams. Denne fleksibilitet gør Teams Telefoni til en attraktiv løsning for virksomheder i alle størrelser.

Sådan fungerer telefoni via Microsoft Teams

Med Microsoft Teams Telefoni kan virksomheder tilslutte sig et telefoninetværk (PSTN) enten gennem Microsofts egen opkaldsplan eller ved at forbinde deres eksisterende telefonisystem via Direct Routing. Her er de primære muligheder:

1. Microsoft opkaldsplaner
   Microsoft tilbyder opkaldsplaner, som gør det muligt at tilslutte Teams til det offentlige telefonnetværk (PSTN) uden behov for yderligere infrastruktur. Microsoft håndterer telefonnumre og linjer i skyen, hvilket betyder, at virksomheder kan oprette og administrere brugere direkte gennem Microsoft 365 Admin Center. Dette er en nem løsning for virksomheder, der ønsker en komplet cloud-løsning.

2. Direct Routing (direkte routing)
   For virksomheder, der allerede har et eksisterende telefonisystem, kan Direct Routing være en løsning. Direct Routing giver mulighed for at integrere det nuværende telefoninetværk med Teams gennem en session border controller (SBC). Denne mulighed er ideel for virksomheder, der har behov for at bevare deres eksisterende infrastruktur, men stadig ønsker at drage fordel af de funktioner, som Teams tilbyder.

3. Operator Connect
   Operator Connect er en nyere løsning, der gør det muligt for virksomheder at tilslutte Teams til udvalgte teleudbydere uden behov for egen SBC. Microsoft har samarbejdsaftaler med teleudbydere, som understøtter telefoni via Teams, og disse udbydere kan administrere telefoni direkte i Teams-platformen. Operator Connect gør det nemt at få en pålidelig telefoniløsning uden komplekse opsætninger.

Fordele ved at bruge Microsoft Teams Telefoni

At samle telefoni i Microsoft Teams giver en række fordele, som gør det lettere for virksomheder at administrere kommunikation og fremme produktivitet. Her er nogle af de vigtigste fordele ved at vælge Teams Telefoni:

1. En integreret platform for al kommunikation
   Teams Telefoni samler chat, video og telefoni i én platform, hvilket gør det nemt for medarbejderne at skifte mellem kommunikationsformer. Det sparer tid og eliminerer behovet for at skifte mellem forskellige systemer, hvilket øger produktiviteten.

2. Fleksibel og skalerbar løsning
   Microsoft Teams Telefoni er en cloud-baseret løsning, der kan tilpasses virksomhedens størrelse og behov. Dette gør det let at tilføje nye brugere, justere funktioner og tilpasse løsningen i takt med, at virksomheden vokser. Det gør Teams Telefoni ideel for både små virksomheder og store organisationer.

3. Global tilgængelighed og mobilitet
   Da Microsoft Teams Telefoni er cloud-baseret, kan medarbejdere få adgang til virksomhedens telefonisystem uanset deres geografiske placering. Dette fremmer mobilitet og gør det muligt for medarbejdere at arbejde effektivt, uanset om de er på kontoret, arbejder hjemmefra eller er på farten.

4. Økonomisk fordelagtigt
   Teams Telefoni reducerer behovet for at investere i og vedligeholde fysisk telefoniinfrastruktur, såsom PBX-systemer (Private Branch Exchange). Ved at vælge en cloud-baseret løsning kan virksomheder reducere omkostningerne til både hardware og vedligeholdelse og i stedet betale et fast månedligt gebyr baseret på antal brugere.

5. Sikkerhed og compliance
   Microsoft tilbyder høj sikkerhed og overholdelse af lovgivningsmæssige krav i Teams Telefoni. Microsoft beskytter data med avancerede sikkerhedsfunktioner som multifaktor-autentifikation, kryptering og realtids-sikkerhedsovervågning. Dette gør Teams Telefoni til en sikker løsning for virksomheder, der håndterer følsomme data og skal overholde standarder som GDPR.

6. Avancerede funktioner til forretningskommunikation
   Teams Telefoni tilbyder en række avancerede funktioner, der understøtter effektiv forretningskommunikation. Funktioner som voicemail til e-mail, opkaldsviderekobling, køstyring og automatiserede beskeder gør det nemt at håndtere kundeservice og interne opkald. Disse funktioner kan tilpasses og tilgås direkte i Teams, hvilket skaber en effektiv arbejdsgang.

Vigtige funktioner i Microsoft Teams Telefoni

For virksomheder, der overvejer at skifte til Teams Telefoni, er det vigtigt at kende de funktioner, som kan optimere kommunikationen:

1. Voicemail til e-mail
   Teams Telefoni giver mulighed for at modtage voicemail-beskeder direkte i e-mailen, hvilket gør det lettere at holde styr på beskeder og hurtigt reagere på dem.

2. Opkaldsviderekobling og køstyring
   Muligheden for at viderestille opkald og styre køer sikrer, at opkald hurtigt bliver håndteret af den rette medarbejder. Køstyring og call routing er afgørende for virksomheder, der ønsker at forbedre kundeservice og minimere ventetider.

3. Integreret CRM-support
   Teams Telefoni kan integreres med CRM-systemer, hvilket gør det muligt for medarbejdere at få adgang til kundedata under opkaldet. Dette skaber en mere personlig kundeoplevelse og gør det nemt at opdatere kundens oplysninger under samtalen.

4. Automatiserede beskeder og IVR (Interactive Voice Response)
   Med IVR kan virksomheder oprette automatiserede beskeder og menuer, som guider kunder til den rigtige afdeling. Dette reducerer ventetider og giver kunderne en bedre oplevelse, da de hurtigt kan finde den ønskede information.

5. Rapportering og analyse
   Teams Telefoni tilbyder detaljeret rapportering og analyse af opkaldsdata. Dette gør det muligt for virksomheder at overvåge opkaldsvolumen, svartider og brugeraktivitet, hvilket kan hjælpe med at optimere ressourcer og forbedre kundeservice.

Sådan kommer man i gang med Microsoft Teams Telefoni

At implementere Teams Telefoni kan være en effektiv løsning, men kræver en grundig planlægning. Her er nogle trin til at komme i gang:

1. Evaluér virksomhedens behov
   Start med at analysere virksomhedens nuværende telefoniinfrastruktur og kommunikationsbehov. Overvej, om virksomheden har brug for en cloud-baseret løsning, eller om Direct Routing med eksisterende systemer er den bedste mulighed.

2. Vælg den rigtige opkaldsplan eller løsning
   Beslut om virksomheden skal bruge Microsofts egne opkaldsplaner, Direct Routing eller Operator Connect. Valget afhænger af, om virksomheden ønsker en komplet cloud-løsning eller en løsning, der integreres med eksisterende infrastruktur.

3. Opsætning og konfiguration
   Opsætning af Teams Telefoni kræver en administrativ konfiguration i Microsoft 365 Admin Center eller ved brug af en SBC til Direct Routing. Microsoft tilbyder vejledninger og support til konfiguration, men det kan også være en fordel at samarbejde med en IT-leverandør for at sikre en optimal opsætning.

4. Træning og implementering for medarbejdere
   Det er vigtigt, at medarbejdere forstår, hvordan de bruger Teams Telefoni, og hvilke funktioner de har adgang til. Giv medarbejderne den nødvendige træning og support for at sikre en smidig overgang til den nye platform.

5. Overvågning og løbende optimering
   Efter implementeringen af Teams Telefoni er det vigtigt at overvåge brugen og justere opsætningen efter behov. Brug rapporteringsværktøjer til at analysere opkaldsdata og sikre, at løsningen fungerer optimalt og understøtter virksomhedens kommunikationsbehov.

Microsoft Teams Telefoni som fremtidens kommunikationsløsning

Microsoft Teams Telefoni er en alsidig og omkostningseffektiv løsning for virksomheder, der ønsker at samle deres kommunikation på én platform. Med en bred vifte af funktioner, høj sikkerhed og global tilgængelighed kan Teams Telefoni understøtte en fleksibel arbejdsstyrke og optimere virksomhedens interne og eksterne kommunikation.

Ved at vælge en integreret løsning som Microsoft Teams Telefoni kan virksomheder reducere omkostninger, forbedre produktiviteten og sikre en fremtidssikret kommunikationsstrategi, som understøtter vækst og tilpasning i en stadig mere digitaliseret verden.